Lettre au client sur l'avancement de son dossier

La plupart des relances de clients ne portent pas sur le fond : elles disent « je n'ai pas de nouvelles ». Une lettre d'avancement courte, envoyée à chaque étape ou quand le dossier attend, répond à cette inquiétude avant qu'elle ne s'exprime. Un assistant d'IA aide à l'écrire vite et à garder le même format d'un dossier à l'autre, à partir d'éléments que vous lui donnez sans nom ni détail reconnaissable.

Ce que dit le règlement intérieur national

• Honoraires. L'article 11.1 du RIN (lu sur le site du CNB le 15/11/2026) impose d'informer le client, dès la saisine, des modalités de détermination des honoraires, puis de l'informer régulièrement de leur évolution et des frais et débours envisageables. La lettre d'avancement est l'occasion naturelle de le faire.
• Avancement du dossier. Le RIN ne fixe pas, dans les articles consultés, de rythme d'information sur l'avancement de la procédure. Le format ci-dessous relève donc de l'organisation du cabinet, pas d'une obligation chiffrée.
• Secret. La lettre est une correspondance avec le client, couverte par le secret (article 2.2). Les éléments que vous donnez à l'assistant pour la rédiger restent neutres.

Prompt 1 : le point d'étape

Quand l'utiliser : après une étape (conclusions déposées, expertise réalisée, négociation ouverte).

Tu es assistant d'un cabinet d'avocats. Rédige une lettre d'avancement au client, à partir des éléments neutres suivants.
Étape franchie : [ex. nos conclusions en réponse ont été déposées le JJ/MM/AAAA]
Ce que cela change pour lui : [une phrase que j'écris moi-même]
Prochaine étape attendue et délai indicatif donné par le cabinet : [ex. réponse de l'adversaire attendue d'ici le JJ/MM/AAAA, date fixée par la juridiction]
Ce que nous attendons de lui : [rien / document / décision]
Honoraires : [montant facturé à ce jour, provision disponible, estimation de la phase suivante, tels que donnés par le cabinet]
Structure : 1) où en est le dossier ; 2) ce qui va se passer ; 3) ce que nous attendons de vous ; 4) honoraires et frais ; formule de fin avec la disponibilité de l'avocat.
Contraintes : une page au plus, vouvoiement, aucun pronostic, aucun terme de procédure sans explication, aucun chiffre que je n'ai pas fourni.

À vérifier : les dates (fixées par la juridiction ou estimées par le cabinet, la lettre doit dire laquelle) et les montants, recopiés de votre logiciel de facturation.

Prompt 2 : le dossier en attente

Quand l'utiliser : quand rien ne bouge depuis plusieurs semaines, pour des raisons extérieures au cabinet.

Rédige un message court au client pour lui dire que son dossier est en attente et pourquoi, sans inquiéter.
Raison de l'attente : [ex. délibéré, délai laissé à l'adversaire, attente d'un rapport d'expertise, calendrier de la juridiction].
Date à laquelle nous pourrons lui en dire plus : [JJ/MM/AAAA ou « dès que »].
Ce qu'il peut faire d'ici là : [rien / rassembler tel document].
8 lignes au plus, ton rassurant et factuel, aucune promesse de date que je n'ai pas donnée.

À vérifier : qu'il n'existe vraiment rien à faire côté cabinet ; un « dossier en attente » envoyé alors qu'une action nous incombe se retourne vite.

Prompt 3 : la synthèse trimestrielle pour un client à plusieurs dossiers

Prépare un tableau de synthèse trimestrielle pour un client qui nous confie plusieurs dossiers, à partir des lignes neutres ci-dessous (référence interne, étape, prochaine échéance, action attendue du client, honoraires du trimestre).
Colonnes : Dossier (référence interne), Où en est-on, Prochaine étape et date, Ce que nous attendons de vous, Honoraires du trimestre.
Ajoute en tête un paragraphe de 4 lignes qui résume les points d'attention, sans pronostic.

[coller les lignes neutres]

À vérifier : les références internes ; dans la version envoyée, réintégrez l'intitulé lisible par le client depuis votre logiciel.

Prompt 4 : relire la lettre avant envoi

Relis cette lettre d'avancement destinée à un client non juriste. Signale : les mots qu'il ne comprendrait pas, toute phrase qui ressemble à une promesse ou à un pronostic, toute date sans indication de son origine (juridiction ou estimation du cabinet), et l'absence éventuelle d'information sur les honoraires. Ne réécris pas la lettre.

[coller la lettre]

Le format qui marche

Après une audience, préférez le compte rendu d'audience. Pour un appel de fonds, voir la demande de provision.